Wie schafft man es, einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zum Leben zu bringen? Wie verschafft man sich in der Firma Gehör, wenn man die Nachhaltigkeit in der Lieferkette optimieren will oder wenn man die Führung für neue regulatorische Anforderungen in der Medizintechnik sensibilisieren möchte?
Als Qualitätsmanager*in muss man die Kunst beherrschen, Themen auf den Punkt zu bringen und diese den richtigen Adressaten gut zu verkaufen. Meistens geschieht das, indem in einem Meeting oder in einem regelmässigen Rapport Themen auf die Agenda gesetzt und vorgestellt werden – häufig mithilfe einer PowerPoint-Präsentation. Neben dem Inhalt und der fachlichen Kompetenz gilt es, beim ersten Vorstellen einer Thematik oder einer Idee das WIE zu beachten: Wie Du etwas rüberbringst, ist mindestens genauso entscheidend wie der Inhalt selbst oder wie Deine Kompetenz im Thema. In unserem CAS «New Quality Management» haben sich unsere Studierenden intensiv mit ihrer Wirkung befasst und ausprobiert, wie jeder auf seine persönliche Art begeistern und überzeugen kann. Wir haben im Unterricht zusammen mit unseren Teilnehmenden viel gelernt und viel Spass gehabt. Da wir glauben, dass auch andere von den Themen aus dem Kurs profitieren können, haben wir ein paar Tipps zusammengestellt, die Dir helfen, Deine Anliegen gut zu verkaufen.
1. Vorbereitung
Strukturiere Deinen Vortrag. Plane ca. 80% der Zeit für den
Hauptteil und jeweils 10% der Zeit für Einleitung und Schluss ein. Überlege
Dir, wie Du in der Einleitung die Aufmerksamkeit der Zuhörenden gewinnst.
Versetze Dich in ihre Rolle: Was interessiert sie am Thema? Verschwende keine
Zeit für die Dinge, die nur Dich interessieren. Sprich das Publikum an, beginne
mit einer provokanten These oder mit einer Frage, die bewegt und sage, was es
im Hauptteil zu erwarten gibt.
Im Hauptteil stellst Du Deine Kerngedanken vor. Gliedere die
Gedanken gut, baue einen Spannungsbogen auf und nimm die Zuhörenden mit dem
roten Faden an die Hand. Gliederungen wie «Gestern – heute – morgen», «Pro –
Contra – Fazit», «Problem – Ursachen – Lösungsmöglichkeiten» sind hilfreich. Hier
sind Deiner Phantasie keine Grenzen gesetzt.
Dann kommt der Schluss. Was die Zuhörenden jetzt hören, wirkt am längsten. Nutze das für ein Fazit, eine Aufforderung, für Denkanstösse, für einen Wunsch oder schliesse den Kreis zum Anfang. Du kannst auch mit einem Zitat oder einer kurzen Geschichte abschliessen. Egal, was Du wählst, sei auch hier prägnant!
2. Deine Rede
Sei verständlich. Das A und O ist: Einfachheit. Schon Einstein hat erkannt: «Wenn Du etwas nicht einfach erklären kannst, hast Du es nicht verstanden.» Je einfacher Du etwas beschreibst, desto besser wirst Du verstanden. Formuliere Deine Aussagen klar, in kurzen Sätzen, mit bekannten Worten und nachvollziehbaren Beispielen. Verwende so wenig Fremdworte und Fachchinesisch wie möglich. Je einfacher und bildhafter Deine Sprache ist, desto lieber folgen Dir Deine Zuhörenden.
Setze Deine Stimme richtig ein. Sie hat eine grössere Wirkung, als Dir vielleicht bewusst ist. Sprich in Deiner natürlichen Lage, der sogenannten Indifferenzlage. Diese findest Du, wenn Du ein nickendes, lockeres, bejahendes «mhm» sagst oder indem Du von 1 bis 10 und zurück zählst. Atme vor dem Beginn Deiner Präsentation drei Mal tief und ruhig bewusst durch die Nase ein und aus. Fühle den Boden unter beiden Füssen – je besser Du verwurzelt bist, desto überzeugender bist Du. Beginne erst zu sprechen, wenn Du am Redeplatz angekommen bist. Halte Blickkontakt, suche dafür immer wieder einzelnen Anwesende, die Du anschaust. Vergiss die Sprechpausen nicht und sei Dir bewusst: Jede Rede ist ein Dialog mit Deinen Gegenübern, auch dann, wenn der Sprechanteil zu 100% bei Dir liegt.
3. Deine Visualisierung
Meistens verwendest Du wahrscheinlich PowerPoint-Präsentationen. Allerdings hat sich da ein gewisser Überdruss in der Gesellschaft breit gemacht, weil das Medium recht exzessiv im Arbeitsalltag eingesetzt wird. Denke also auch mal daran, dass es angenehm ist, zuzuschauen, wie ein Flipchart entsteht oder wie an einer Pinnwand etwas entwickelt wird mit Karten. Schreibe dann aber unbedingt gross genug! Und wenn es doch die PowerPoint sein muss, dann beachte folgende Regeln:
- Eine Folie – eine Aussage
- Schrift: Grösser ist besser. Unter 24 Pt geht gar nichts
- Nutze Schlagworte, keinesfalls ganze Sätze
- Verschone Dein Publikum mit Texttapeten und Bulletpoint-Lethargie
Überlege bei jeder Aussage, ob Du sie auch nur mithilfe eines Bilds oder eines Icons ausdrücken kannst. Freie Bilder in hoher Qualität und Icons findest Du bei pexels.com, unsplash.com oder flaticon.com.
Quellen: Peter Flume &Wolfgang Mentzel (2019): Rhetorik und Unterrichtsunterlagen der SAQ-QUALICON AG
Mit diesen Basics bist Du auf gutem Wege, Deine
Zuhörerschaft zu überzeugen. Und wenn es Dir so geht, wie unseren CAS
«New Quality Management»-Teilnehmenden,
wirst Du auch noch jede Menge Spass dabei haben.
