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12.05.2022

6 goldene Regeln für eine optimale Auditvorbereitung


Nachlese QQ-Impuls

QQ-Impuls: Storytelling für Auditierte

Kennst Du das? Au­dits kom­men ein­fach im­mer zu früh – ähn­lich wie Weih­nach­ten. Sie sind oft­mals mit Stres­s­po­ten­zi­al ver­bun­den und der Angst, dass man kei­ne pas­sen­de Ant­wort pa­rat hat. Da­bei sind Au­dits im­mer ei­ne Chan­ce: Sie sol­len Ver­bes­se­rungs­po­ten­zia­le in Ab­läu­fen und Pro­zes­sen auf­zei­gen, die im All­tags­ge­schäft oft­mals über­se­hen – oder viel­leicht igno­riert – wer­den. Wie das stress­frei­er ab­lau­fen kann, hat uns San­dro Di La­bio, Ge­schäfts­füh­rer von mind­qua­li­ty GmbH, am QQ-Im­puls mit ei­nem an­de­ren An­satz ge­zeigt, der sich in der Me­di­zin­tech­nik­in­du­strie vie­ler­orts be­währt hat. Da­bei wird das Zep­ter nicht dem Au­di­tor über­las­sen.

Au­dits soll­te man auf kei­nen Fall nach «Sche­ma F» durch­füh­ren. Tipps, wie auf die­ser Fo­lie links dar­ge­stellt, hört und liest man im­mer wie­der: Spre­che nicht zu viel, be­ant­wor­te nur ge­nau das, was Du ge­fragt wor­den bist, zei­ge Dei­ne Un­ter­la­gen nicht zu lan­ge, ant­wor­te kurz und vie­les mehr.


Auf­grund der Er­fah­rung von San­dro ist das nicht wirk­lich ziel­füh­rend. Es ist nie­mand in der La­ge, sich über län­ge­re Zeit zu ver­stel­len. Zu­dem sind Au­di­to­ren bzw. Au­di­to­rin­nen da­für da, die be­stehen­den Pro­zes­se zu über­prü­fen, um Ver­bes­se­rungs­po­ten­zia­le auf­zu­zei­gen. Und das ist ei­ne gu­te Sa­che. Bei ei­nem Au­dit soll­te mit­ein­an­der und nicht ge­gen­ein­an­der ge­ar­bei­tet wer­den.

Und wie könn­te es bes­ser ge­macht wer­den? In er­ster Li­nie mit Vor­be­rei­tung! Und zwar nicht sei­tens des Au­di­tors bzw. der Au­di­to­rin, son­dern sei­tens der Au­di­tier­ten. Mit Hil­fe ei­ner gu­ten Vor­be­rei­tung be­hältst Du das Zep­ter wäh­rend des ge­sam­ten Au­dits in der Hand. Und wie funk­tio­niert das? In­dem Du Dei­ne Ge­schich­te (Sto­ry) schon im Vor­feld pa­rat hast. Mit Sto­rys sind kei­ne Mär­chen ge­meint, son­dern Fak­ten, die Du in ei­ne stim­mi­ge Ge­schich­te packst. Du soll­test Dir Ge­dan­ken ma­chen, was Du wie er­zäh­len und zei­gen möch­test und in wel­cher Tie­fe. Da­für musst Du Dich vor­be­rei­ten.

Regel 1

Wisse genau (im Voraus), was der Auditor bzw. die Auditorin Dich fragen wird

Da wir in der Re­gel kei­ne funk­tio­nie­ren­de Glas­ku­gel zur Hand ha­ben, die uns sagt, was die Au­di­to­ren bzw. Au­di­to­rin­nen wis­sen möch­ten, müs­sen wir uns im Vor­feld Fol­gen­des fra­gen:


  • Was wird denn über­haupt au­di­tiert?
  • Wie sieht das Au­dit­pro­gramm ge­nau aus?
  • Wo liegt der Fo­kus?
  • Wel­che Be­rei­che wer­den ab­ge­fragt?
  • Wel­che Fra­gen könn­ten in den ein­zel­nen Au­dit­schrit­ten ge­stellt wer­den?
  • Wo lie­gen un­se­re Stär­ken?
  • Wo ha­ben wir Man­kos?
  • Wo sind wir mit­ten im Ver­bes­se­rungs­pro­zess?
  • Was wur­de die letz­ten Ma­le au­di­tiert?
  • Was wur­de bei den letz­ten Au­dits fest­ge­stellt – po­si­tiv wie ne­ga­tiv?
  • Wel­che Kon­se­quen­zen hät­te ein schlech­tes Au­di­t­er­geb­nis?

Es gibt vie­le Mög­lich­kei­ten, sich zu in­for­mie­ren, um die obi­gen Fra­gen zu be­ant­wor­ten: Wie Du in der Fo­lie ge­gen­über siehst, ge­ben die Un­ter­neh­men im Vor­aus In­for­ma­tio­nen wei­ter, da­mit sich die Au­di­to­ren bzw. Au­di­to­rin­nen ein­le­sen kön­nen. Die­se fra­gen da­bei ne­ben den so­ge­nann­ten Facts & Fi­gu­res der Un­ter­neh­men ex­pli­zit nach si­gni­fi­kan­ten Än­de­run­gen, nach lau­fen­den oder ab­ge­schlos­se­nen Kon­for­mi­täts­be­wer­tungs­ver­fah­ren so­wie Zu­las­sun­gen wie auch Ent­wick­lungs­pro­jek­ten. Ge­nau hier wird nach­ge­hakt wer­den. Das be­deu­tet, Du kannst die ge­sam­te vor­gän­gi­ge Kor­re­spon­denz als Ba­sis für das nach­fol­gen­de Au­dit neh­men. Nimm nun das Zep­ter in die Hand: Len­ke mit den In­for­ma­tio­nen, die Du im Vor­feld lie­ferst, das be­vor­ste­hen­de Au­dit!


Das al­les nimmt Zeit in An­spruch und muss früh­zei­tig ein­ge­plant wer­den. Den­noch lohnt sich ei­ne gu­te Vor­be­rei­tung auf je­den Fall, denn nach ei­nem schlech­ten Au­dit­be­richt nach­zu­bes­sern be­nö­tigt in der Re­gel noch mehr Zeit – und Ner­ven.

Tipps


Nut­ze Au­dit­check­li­sten für Nor­men wie auch die Au­dit­be­rich­te der letz­ten Jah­re, da­mit Du ein Ge­fühl da­für er­hältst, was ge­fragt wer­den könn­te. Ei­ne nütz­li­che Quel­le ist zu­dem das MDSAP Au­dit Ap­proach Do­ku­ment*, das spe­zi­fi­sche An­wei­sun­gen zum Durch­füh­ren von Au­dits im Rah­men des MDSAP-Pro­gramms ent­hält in­klu­si­ve ei­nen Au­dit Ab­lauf so­wie An­wei­sun­gen zum Prü­fen je­des spe­zi­fi­schen MDSAP-Pro­zes­ses.


Um mehr über die Au­di­to­ren bzw. Au­di­to­rin­nen in Er­fah­rung zu brin­gen, kannst Du bspw. bei Goog­le oder Lin­ke­dIn re­cher­chie­ren: Hast Du glei­che Kon­tak­te, die­sel­ben Hob­bys oder bei der glei­chen Un­ter­neh­mung ge­ar­bei­tet? Je bes­ser man sein Ge­gen­über kennt, de­sto leich­ter fällt die Kom­mu­ni­ka­ti­on.

Regel 2

Wisse, wie Du Deinen Prozess präsentieren wirst – nutze Storytelling

Wenn Du nun Sto­ry­tel­ling für die Au­dits nut­zen möch­test, stellt sich zu­erst ein­mal die Fra­ge: Was ver­steht man un­ter Sto­ry­tel­ling? Bei der Sto­ry­tel­ling-Me­tho­de wer­den In­for­ma­tio­nen und Wer­te ver­mit­telt, in­dem man die Fak­ten in ei­ne Ge­schich­te packt. Ei­ne gut er­zähl­te Ge­schich­te wird die Auf­merk­sam­keit Dei­nes Ge­gen­übers – in die­sem Fall die der Au­di­to­ren bzw. Au­di­to­rin­nen – auf sich zie­hen. Wenn Du der Er­zäh­ler bist, hältst Du au­to­ma­tisch auch das Zep­ter in der Hand, das heisst, Du lenkst das Ge­spräch.


In der Re­gel fra­gen Au­di­to­ren bzw. Au­di­to­rin­nen meh­re Ab­tei­lun­gen bzw. meh­re­re Pro­zes­se ab. Sie wol­len sich ei­nen Über­blick ver­schaf­fen und dann die Kom­pe­ten­zen über­prü­fen.

Nun sind wir voll im Sto­ry­tel­ling drin:


Zei­ge bei je­dem ein­zel­nen Au­dit­schritt Dei­ne Ex­per­ti­se, oh­ne auf­zu­trump­fen. Zei­ge, wo die Stär­ken sind. Er­zäh­le hier und da von dem ei­nen oder an­de­ren Er­folg. Selbst­ver­ständ­lich hast Du Dir die Fak­ten schon im Vor­feld zu­recht­ge­legt.

Prä­sen­tie­re die nach­ge­frag­ten Pro­zes­se auf ei­ne ein­fa­che und ver­ständ­li­che Art. Ei­ne kur­ze Power­Point-Prä­sen­ta­ti­on oder Er­läu­te­rung an ei­nem Flip­chart und De­mon­stra­tio­nen vor Ort kön­nen hier­bei hel­fen.


An­ek­do­ten zu den nach­ge­frag­ten The­men un­ter­hal­ten und un­ter­strei­chen noch­mals die Ex­per­ti­se.


Wenn die Fra­gen be­ant­wor­tet sind, soll­test Du nicht wei­ter aus­ho­len. Ge­he zü­gig vor­an – so wie Du es im Vor­feld ge­plant hast. So kannst Du nach je­dem Au­dit­schritt ak­tiv zum näch­sten lei­ten und hast wei­ter­hin das Zep­ter in der Hand.

Regel 3

Halte alle relevanten Nachweisdokumente und -daten bereit

Um aus Dei­nem Sto­ry­tel­ling wäh­rend des Au­dits ei­ne run­de Sa­che zu ma­chen, soll­test Du al­le Un­ter­la­gen und Da­ten griff­be­reit ha­ben. Au­di­to­ren bzw. Au­di­to­rin­nen sind rasch ver­är­gert, wenn man ver­sucht, mit dem Su­chen von Do­ku­men­ten oder Bei­spie­len Zeit zu schin­den. Es ist ein Trug­schluss zu glau­ben, dass so die Au­dit­zeit ra­scher vor­bei­geht.

Tipp


Spei­che­re al­le er­for­der­li­chen Da­ten in ei­nen se­pa­ra­ten Au­dit-Ord­ner und le­ge al­le phy­si­schen Un­ter­la­gen ko­piert in ei­nen oder meh­re­re Au­dit-Ring­ord­ner. Zu den Un­ter­la­gen ge­hö­ren auch die frü­he­ren Au­dit­be­rich­te – idea­ler­wei­se von den letz­ten zwei Jah­ren. So musst Du nicht lan­ge su­chen und kannst sou­ve­rän die nach­ge­frag­ten Do­ku­men­te blitz­schnell prä­sen­tie­ren. Ein zu­sätz­li­cher Vor­teil: Du legst in die je­wei­li­gen Ord­ner nur die Do­ku­men­te, die in ei­nem prä­sen­ta­blen Zu­stand sind.

Regel 4

Halte einige (sorgfältig) ausgewählte Unterlagen zur Präsentation bereit

Kennst Du das? Die Au­di­to­ren bzw. Au­di­to­rin­nen picken im­mer die kom­pli­zier­te­sten Fäl­le her­aus. Sie ha­ben da­bei ein «gol­de­nes Händ­chen». Hal­te wei­ter­hin das Zep­ter in der Hand und prä­sen­tie­re ih­nen das, was Du im Vor­feld vor­be­rei­tet hast: aus­ge­wähl­te Bei­spie­le, die Dir und Dei­nem Un­ter­neh­men in die Kar­ten spie­len. Du be­stimmst auf die Wei­se, was ge­zeigt wird. Nicht im­mer, aber oft­mals sind Dir die Au­di­to­ren da­für gar dank­bar, ins­be­son­de­re wenn sie ein we­nig un­ter Zeit­druck sind.

Tipp


Zei­ge re­le­van­te Bei­spie­le, die nicht of­fen­sicht­lich her­aus­ge­pickt sind. Das heisst, sie müs­sen nicht per­fekt, aber pas­send und zeit­lich sinn­voll sein. Prü­fe die Bei­spie­le vor­ab, ob sie voll­stän­dig und kor­rekt sind und ob die Schnitt­stel­len zu den an­de­ren Do­ku­men­ten und Da­ten stim­men.

Regel 5

Räume die zu auditierenden Bereiche vorher auf

Der er­ste Ein­druck zählt! Aber gleich al­le Bü­ros neu strei­chen und al­le Mit­ar­bei­ten­den vor­ab zum Coif­feur schicken, ist wohl eher über­trie­ben. 😉 Den­noch scha­det es nicht, auf die fol­gen­den Punk­te zu ach­ten:


  • Bü­ros auf­räu­men, falls nö­tig
  • Al­le ver­trau­li­chen Un­ter­la­gen ver­sor­gen
  • Vor dem Au­dit durch al­le zu au­di­tie­ren­den Be­rei­che ei­nen Rund­gang ma­chen

Tipp


Be­rei­te ei­nen Raum für die Au­di­to­ren bzw. Au­di­to­rin­nen vor in­klu­si­ve Ge­trän­ke und ei­ner klei­nen Ver­pfle­gung. Du könn­test bei­spiels­wei­se ein Sit­zungs­zim­mer re­ser­vie­ren und das Zim­mer für sie her­rich­ten mit ak­tu­el­len Un­ter­la­gen zum Un­ter­neh­men, ei­ner Strom­lei­ste für die Lap­tops etc.

Regel 6

Informiere/schule die Mitarbeitenden, die auditiert werden

Nicht nur die Un­ter­la­gen und Bü­ros soll­ten in Schuss sein, son­dern auch Dei­ne Crew. In­for­mie­re al­le Mit­ar­bei­ten­den früh­zei­tig über das be­vor­ste­hen­de Au­dit und in­stru­ie­re die di­rekt in­vol­vier­ten Mit­ar­bei­ten­den, was sie er­war­ten wird. Die Mit­ar­bei­ten­den, die noch nie bei ei­nem Au­dit da­bei wa­ren, soll­ten vor­ab ge­schult wer­den. Und wer ist al­les in­vol­viert? Al­le Mit­ar­bei­ten­den, die:


  • bei der Vor­be­rei­tung der Da­ten und Bei­spie­le be­tei­ligt wa­ren (für Rück­fra­gen).
  • bei der Tour durch das Un­ter­neh­men be­sucht wer­den (für De­mon­stra­tio­nen und Be­fra­gun­gen).
  • di­rekt au­di­tiert wer­den.

Tipp


Klä­re ab, wer an dem ent­spre­chen­den Tag vor Ort sein wird und wer wie er­reich­bar sein soll­te, falls es bei Pro­zes­sen Rück­fra­gen gibt. Und über­le­ge Dir, wer sich am be­sten eig­net, um au­di­tiert zu wer­den bzw. um zu prä­sen­tie­ren oder Ab­läu­fe zu er­klä­ren. Es gibt in je­dem Un­ter­neh­men Per­so­nen, die kom­mu­ni­ka­ti­ver sind als an­de­re.

Zu­sam­men­ge­fasst glänzt Du bei Au­dits, in­dem Du planst, Dich vor­be­rei­test, übst und dann ziel­ge­rich­tet los­legst.


Hal­te Dich da­für an die sechs gol­de­nen Re­geln:


1.       An­ti­zi­pie­ren

2.       Sto­ry­tel­ling

3.       Ef­fi­zi­ent sein

4.       Ri­si­ken mi­nie­ren

5.       Shi­ne bright

6.       Ex­per­ti­se zei­gen

Fa­zit

Auf den er­sten Blick scheint der Vor­be­rei­tungs­auf­wand sehr gross, viel­leicht so­gar fast ab­schreckend. Aber wenn man be­denkt, dass auf­grund ei­ner gu­ten Vor­be­rei­tung die Mit­ar­bei­ten­den si­che­rer agie­ren, die Au­di­to­ren bzw. Au­di­to­rin­nen ih­ren Auf­trag bes­ser er­le­di­gen kön­nen und schluss­end­lich das Au­dit rund über die Büh­ne geht, spricht al­les da­für! Ver­set­ze Dich in die La­ge der Au­di­to­ren bzw. Au­di­to­rin­nen – ge­gen­sei­ti­ges Ver­ständ­nis för­dert ei­ne gu­te Kom­mu­ni­ka­ti­on und führt er­fah­rungs­ge­mäss zu ei­nem bes­se­ren Re­sul­tat. Je­des Au­dit dient der Ver­bes­se­rung von Pro­zes­sen und dem­entspre­chend auch Dei­nem Un­ter­neh­men.

Storytelling für Auditierte: Goldene Regeln der Vorbereitung von Audits und Inspektionen in der Medizintechnik

Video QQ-Impuls

Wir ha­ben Dir den ge­sam­ten QQ-Im­puls auf­ge­zeich­net, so dass Du Dich auch im Nach­hin­ein über die­ses in­ter­es­san­te The­ma in­for­mie­ren kannst.



Die ak­tu­el­len QQ-Im­pul­se fin­dest Du hier.

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Text: An­ja Zell

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